Mobile Money : rapprocher sa caisse en 10 minutes
Flooz, T-Money, Wave, Orange Money : 4 canaux Mobile Money, 4 historiques séparés, et une caisse qui ne tombe jamais juste. La méthode pour rapprocher en 10 minutes chaque soir.
Le Mobile Money a réglé un problème — encaisser sans monnaie — et en a créé un autre : la vente et l'argent n'arrivent plus au même endroit. Ainsi, la vente est dans le cahier, l'argent dans un téléphone, et parfois dans quatre téléphones différents.
Pourquoi le Mobile Money fait dérailler la caisse
Quatre opérateurs, c'est quatre historiques séparés, quatre formats de message, et quatre moments où l'argent arrive. Par exemple, un paiement Wave crédité à 18 h pour une vente de 14 h ne se retrouve pas si personne ne l'a noté au moment de la vente.
- Le client paie, le message arrive — mais parfois avec du retard
- Le vendeur encaisse, sans toujours noter par quel canal
- De plus, les frais de retrait sont prélevés plus tard, sur un autre solde
- Enfin, un remboursement passe dans l'autre sens, et se perd
Le geste qui change tout : noter le canal
Une colonne de plus dans le cahier — ou un bouton de plus dans l'outil de caisse. Espèces, Flooz, T-Money, Wave, Orange Money : rien d'autre. Ce seul ajout rend le rapprochement possible ; sans lui, au contraire, il ne l'est pas.
Par ailleurs, résistez à la tentation d'ajouter une sixième colonne « autre ». En effet, tout ce qui tombe dans « autre » sera introuvable au moment du rapprochement, et cette colonne finit toujours par grossir. Mieux vaut cinq canaux nommés et une consigne claire : si le paiement n'entre dans aucun, on demande au responsable avant d'encaisser.
Le rapprochement du soir, en 10 minutes
- D'abord, le total des ventes de la journée, tous canaux confondus
- Ensuite, les espèces comptées dans le tiroir, moins le fond de caisse
- Puis le solde de chaque compte Mobile Money, relevé au même moment
- On additionne, et on compare au total des ventes
- Enfin, l'écart, s'il existe, se cherche pendant qu'on s'en souvient encore
Les frais, qu'il faut cesser d'oublier
Les frais de retrait ne sont pas une perte de caisse : ce sont des charges. Or les confondre fait croire à un écart tous les jours, et on finit par ne plus chercher les vrais. Par conséquent, un poste de dépense distinct suffit à les sortir du calcul.
| Ce qu'on relève | Où ça va |
|---|---|
| Encaissement client | Vente |
| Frais de retrait | Charge, pas écart de caisse |
| Transfert vers la banque | Mouvement interne, pas une sortie |
| Remboursement client | Avoir, avec sa référence |
Mobile Money : un compte boutique, un compte maison
C'est la règle la plus simple et la plus souvent négligée. Puisque le même numéro sert à payer le grossiste et à envoyer de l'argent à la famille, l'historique devient illisible en trois semaines. Un second compte, dédié au commerce, ne coûte rien à ouvrir et rend chaque relevé exploitable. Notez au passage que la monnaie électronique est encadrée dans l'UEMOA par la BCEAO, dont le site publie la réglementation en vigueur.
Enfin, méfiez-vous des paiements reçus sur le téléphone personnel d'un vendeur, même de bonne foi. Non pas par suspicion, mais parce que cet argent n'apparaît nulle part tant qu'il n'a pas été transféré, et qu'un oubli de bonne foi ressemble exactement à un détournement. La consigne doit donc être écrite, et la même pour tout le monde.
Un mois de ce régime, et l'écart quotidien passe de « quelques milliers de francs, on ne sait pas » à zéro — ou à une ligne qu'on sait expliquer.
La mécanique complète du comptage — fond de caisse, heure fixe, cahier des écarts — est détaillée dans tenir sa caisse. Et si une part de vos encaissements sert en réalité à solder d'anciennes dettes, le suivi décrit dans vente à crédit évite de les compter deux fois.
Cet article vous a servi ?
Qu'est-ce qui reste flou ?
On lit tout, et on répond. C'est aussi comme ça que les prochains articles s'écrivent.