Gérer le stock d'une petite boutique en Afrique de l'Ouest : la méthode simple en 7 étapes

Gérer le stock d'une petite boutique en Afrique de l'Ouest : la méthode simple en 7 étapes

Il est 19 h à Agoè, à Abobo ou à Pikine. La boutique a bien vendu, la caisse est pleine et pourtant, en fin de mois, il ne reste presque rien. Le riz est en rupture depuis trois jours, deux cartons de biscuits ont dépassé leur date, un client « fidèle » doit encore 45 000 FCFA et personne ne sait exactement combien de bidons d'huile sont partis cette semaine. Ce n'est donc pas un problème de ventes. C'est un problème de stock, et gérer le stock d'une petite boutique demande une méthode, pas des heures.

Le stock, c'est votre argent posé sur des étagères. En effet, chaque sac, chaque bouteille, chaque pièce de pagne représente des billets que vous avez déjà sortis. Gérer son stock, c'est donc simplement savoir à tout moment ce que vous avez, ce que ça vaut, ce qui part vite et ce qui dort. Voici la méthode que nous recommandons aux commerçants de Lomé, Cotonou, Abidjan, Ouagadougou et Dakar : sept étapes, applicables dès demain matin.

Tout ce qui suit peut se faire avec un cahier. Avec Fiavia l'application 100% Africaine, en revanche, chaque étape se fait en un clic, dix fois plus vite : nous vous montrons comment à la fin de chaque étape. Voir → page d'accueil 



Pourquoi un stock mal géré mange le bénéfice

Une petite boutique perd de l'argent par le stock de trois façons, et presque toujours sans s'en rendre compte.

Les ruptures. Le produit que le client vient chercher n'est pas là. Il va donc chez le voisin, et souvent il y reste. Ainsi, une rupture sur un produit d'appel (riz, huile, sucre, recharges, eau en sachet) coûte bien plus que la vente manquée : elle coûte le client.

Le surstock. Le grossiste a proposé une remise sur dix cartons, vous en avez pris dix. Six mois plus tard, pourtant, quatre cartons sont encore là, la date approche et l'argent qui aurait pu payer le loyer ou un autre approvisionnement est immobilisé sur une étagère.

Les fuites. La casse non notée, le savon « pris pour la maison », le crédit accordé à la va-vite, l'erreur entre le carton et l'unité, et parfois le vol. Chaque fuite est petite ; en revanche, leur total ne l'est pas.

Faites le calcul sur votre propre boutique. Par exemple, si votre stock vaut 1 500 000 FCFA et que vous perdez 5 % par mois entre ruptures, périmés et fuites, ce sont 75 000 FCFA qui disparaissent chaque mois. Or, les marges se situent souvent entre 10 et 25 % dans le commerce de détail : cette perte peut donc effacer une bonne partie du bénéfice réel. Bien gérer le stock d'une petite boutique, c'est d'abord boucher ces trois fuites ; les sept étapes qui suivent s'y attaquent une par une.

Avec Fiavia — ces trois fuites apparaissent sur le tableau de bord sans aucun calcul : la valeur du stock du jour, les produits en rupture, les produits qui dorment et les écarts constatés. Ainsi, un coup d'œil le matin remplace une heure de vérification. voir  → page Fonctionnalités

Étape 1 — Listez et codez tous vos produits

On ne peut pas gérer ce qu'on ne sait pas nommer. C'est pourquoi la première étape consiste à établir la liste complète de ce que vous vendez, avec pour chaque produit :

• un nom clair qui ne prête pas à confusion (par exemple « Huile Dinor 1 L » et non « huile ») ;
• une catégorie (alimentaire, boissons, hygiène, cosmétique, papeterie, téléphonie…) ;
• l'unité de vente : pièce, sachet, kilo, litre, carton ;
• le conditionnement d'achat quand il diffère de l'unité de vente : « 1 carton = 24 unités », « 1 sac = 25 kg » ;
• le prix d'achat et le prix de vente.

Donnez ensuite à chaque produit un code court et unique. Il servira sur la fiche de stock, sur les étiquettes et, plus tard, dans le logiciel. Un code parlant fonctionne d'ailleurs très bien pour une petite boutique :

Astuce : la plupart des produits emballés portent déjà un code-barres. L'appareil photo d'un téléphone suffit donc à le lire, ce qui évitera plus tard de taper les références à la main.

Cette liste est votre fiche produit. C'est le seul document dont vous avez besoin pour commencer, car tout le reste en découle.

Avec Fiavia — la fiche produit se crée en quelques secondes : nom, catégorie, unité, conditionnement (« 1 carton = 24 »), prix d'achat, prix de vente, et le code est généré automatiquement. Vous avez déjà une liste sur Excel ? Dans ce cas, importez-la en un clic : la boutique est prête le jour même. De plus, le code-barres se scanne avec l'appareil photo du téléphone, sans douchette. 

Étape 2 — Faites l'inventaire de départ

Choisissez d'abord un moment calme, un dimanche matin ou un lundi soir après la fermeture, et comptez tout. Produit par produit, notez la quantité réelle présente sur les étagères, dans la réserve et dans les cartons non ouverts. Comptez surtout dans l'unité de vente : si vous vendez l'huile à la bouteille, comptez des bouteilles, pas des cartons.

Multipliez ensuite chaque quantité par son prix d'achat. Vous obtenez ainsi la valeur de votre stock :

Ce chiffre est votre point zéro. Beaucoup de commerçants le découvrent avec surprise : le stock vaut souvent bien plus que ce qu'on imagine, et c'est précisément pour cela qu'il mérite d'être surveillé.

Deux détails, par ailleurs, qui évitent les confusions plus tard :

• les marchandises en dépôt-vente (un fournisseur vous a laissé des produits que vous ne payez qu'une fois vendus) se comptent à part ;
• les consignes (casiers, bouteilles en verre) ont leur propre ligne, avec leur valeur de consigne.

Avec Fiavia — vous comptez, vous tapez la quantité sur le téléphone, et c'est tout. La valeur du stock se calcule instantanément, produit par produit et au total, car le prix d'achat est déjà enregistré sur la fiche. Autrement dit, le tableau ci-dessus, qui demande une soirée avec une calculatrice, s'affiche en un clic. 



Étape 3 — Enregistrez chaque entrée et chaque sortie, le jour même

C'est l'étape qui fait toute la différence, et pourtant c'est celle que l'on abandonne le plus vite. Le principe tient en une phrase : rien ne quitte l'étagère sans être écrit.

Pour chaque produit, tenez une fiche de stock avec cinq colonnes : la date, le libellé du mouvement, les entrées, les sorties et le stock restant. La formule est toujours la même :

Stock restant = stock précédent + entrées − sorties

Les entrées sont les achats chez le fournisseur et les retours de clients. Les sorties sont les ventes, mais aussi tout ce que l'on oublie d'écrire : la casse, les produits périmés retirés du rayon, les échantillons, et la consommation personnelle. Le savon emporté à la maison est donc une sortie de stock comme une autre. Quant à la vente à crédit, elle est une sortie de stock et une créance à suivre ; si elle n'est notée nulle part, elle disparaît deux fois.

Si plusieurs vendeurs travaillent dans la boutique, chacun note ses propres mouvements, puis le propriétaire ou le gérant vérifie chaque soir. Un ticket ou un reçu pour chaque vente, même de 200 FCFA, n'est pas un luxe : c'est ce qui rend le contrôle possible.

Trois supports sont possibles, et le bon dépend de votre taille :  

Cahier, Excel ou application : quel support choisir ?

• Le cahier. Gratuit, sans électricité, compréhensible par tout le monde. En revanche, il a ses limites : les erreurs de calcul, la difficulté à retrouver l'historique d'un produit et l'impossibilité de voir la boutique quand on n'y est pas.
• Excel ou Google Sheets. Parfait tant qu'une seule personne saisit et que la boutique compte moins d'une centaine de références. Au-delà, cependant, les formules cassent, les versions se multiplient et personne ne sait plus quel fichier est le bon.
• Une application de gestion de stock. Chaque vente enregistrée en caisse met le stock à jour, plusieurs vendeurs peuvent travailler en même temps et le propriétaire voit tout depuis son téléphone. C'est l'étape 7.

Avec Fiavia — il n'y a plus de fiche de stock à tenir. En effet, chaque vente encaissée retire automatiquement le produit du stock et imprime ou envoie le reçu. Un achat fournisseur, une casse, un produit périmé ou un prélèvement pour la maison se déclarent en un clic, avec le motif. La vente à crédit, elle, crée automatiquement la créance au nom du client, avec son échéance. Enfin, l'historique complet de chaque produit, mouvement par mouvement, est consultable à tout moment, même sans connexion. 

Étape 4 — Fixez un seuil d'alerte pour chaque produit

La rupture de stock ne prévient pas. C'est pourquoi le seuil d'alerte, ou stock minimum, sert à commander avant qu'elle n'arrive. Il se calcule en trois questions :

1. Combien vendez-vous de ce produit par jour, en moyenne ?
2. Combien de jours faut-il pour être réapprovisionné ?
3. Quelle marge de sécurité voulez-vous pour absorber un pic de ventes ou un retard du fournisseur ?

Stock minimum = ventes moyennes par jour × délai de réapprovisionnement + marge de sécurité

Par exemple, avec le riz : vous vendez 3 sacs par jour, le grossiste livre en 2 jours, vous gardez 2 sacs de sécurité. Stock minimum : 3 × 2 + 2 = 8 sacs. Dès que vous passez sous 8, vous commandez.

Le délai change tout, et il varie énormément en Afrique de l'Ouest :

Inutile, en revanche, de fixer un seuil sur les 300 références de la boutique le premier jour. Commencez plutôt par les produits qui font l'essentiel de vos ventes, en général 20 % des références pour 80 % du chiffre d'affaires. Ce sont eux dont la rupture fait mal.

Avec Fiavia — vous renseignez le stock minimum une seule fois sur la fiche produit. Ensuite, dès qu'un produit passe sous son seuil, l'application vous alerte et l'ajoute à la liste des produits à commander, avec la quantité suggérée. Vous ne surveillez donc plus 300 références : vous ouvrez une liste.


Étape 5 — Contrôlez les écarts chaque semaine

La fiche de stock donne un stock théorique. Seul le comptage, en revanche, donne le stock réel. La différence entre les deux s'appelle l'écart, et c'est le meilleur indicateur de santé de votre boutique.

Plutôt qu'un grand inventaire épuisant, pratiquez donc l'inventaire tournant : chaque semaine, comptez dix à quinze produits, en priorité les plus vendus et les plus chers, et comparez au stock théorique. Ainsi, sur un mois, vous aurez fait le tour des produits qui comptent.

Quand un écart apparaît, deux réflexes :

1. Corriger d'abord la fiche pour repartir d'un chiffre juste.
2. Chercher ensuite la cause. Une confusion carton/unité, une casse non notée, une vente à crédit oubliée, une erreur de saisie, ou un produit qui sort sans passer par la caisse.

Un écart isolé est une erreur. En revanche, un écart qui revient chaque semaine sur les mêmes produits, ou pendant les mêmes horaires de service, est un signal. Au-delà de 1 à 2 % de la valeur des ventes, il mérite donc une enquête sérieuse.

Enfin, une fois par an, à la clôture de l'exercice, un inventaire physique complet reste indispensable : c'est d'ailleurs une obligation de l'Acte uniforme OHADA relatif au droit comptable, qui impose de contrôler par inventaire l'existence et la valeur des biens au moins une fois par an.

Avec Fiavia — lancez un inventaire tournant depuis le téléphone, comptez les produits choisis, et l'écart entre stock théorique et stock réel s'affiche immédiatement, en quantité et en FCFA. Pour en trouver la cause, l'historique des mouvements est à un clic ; de plus, chaque vente porte le nom du vendeur qui l'a enregistrée et l'heure exacte. La correction du stock se valide ensuite en une touche, avec une trace de qui l'a faite.

Étape 6 — Achetez au bon moment et en bonne quantité

Bien gérer son stock, c'est aussi bien acheter. Quatre règles simples.

Achetez selon la rotation. Les produits qui tournent vite (eau, pain, recharges, savon, sucre) se réassortissent souvent et en petites quantités. Les produits lents (articles de fête, cosmétiques spécifiques, pièces détachées), en revanche, s'achètent en petite quantité, même si le grossiste offre une remise sur le carton. En effet, une remise de 10 % sur un produit qui dort six mois n'est pas une bonne affaire.

Respectez le premier entré, premier sorti. À chaque livraison, placez les nouveaux produits derrière les anciens. Sur les produits datés (lait, biscuits, conserves, cosmétiques, médicaments), c'est ce qui évite les cartons périmés que l'on retrouve trop tard au fond de la réserve.

Anticipez la saison. La rentrée scolaire en septembre-octobre, les fêtes de fin d'année, le Ramadan et la Tabaski, les fins de mois où les salaires tombent, la saison des pluies pour certains produits : chaque période a ses ventes. Regardez donc ce que vous avez vendu l'an dernier à la même date, car c'est la meilleure prévision qui existe.

Protégez la trésorerie. Mieux vaut 100 000 FCFA en caisse que 100 000 FCFA de biscuits qui expirent en avril. Un repère utile : calculez la valeur du stock chaque mois, puis comparez-la aux ventes du mois. Si votre stock représente plus de deux ou trois mois de ventes, une partie dort, et c'est de l'argent qui vous manque ailleurs.

Avec Fiavia — les rapports de ventes vous disent, produit par produit, ce qui tourne vite et ce qui dort, et ce que vous avez vendu l'an dernier à la même période. De plus, la valeur du stock et les achats fournisseurs sont calculés en permanence, et le bon de commande se prépare depuis la liste des produits sous seuil. Vous achetez donc avec des chiffres, pas de mémoire. 

Étape 7 — Passez du cahier au logiciel, quand c'est le moment

Le cahier peut suffire longtemps à une boutique tenue par une seule personne. Certains signes, cependant, indiquent que vous l'avez dépassé :

• vous avez embauché un ou plusieurs vendeurs ;
• vous ouvrez un deuxième point de vente ;
• vous n'êtes plus sur place tous les jours ;
• les écarts se répètent sans explication ;
• la boutique dépasse la centaine de références ;
• vous encaissez à la fois en espèces, en Mobile Money et à crédit, et la réconciliation du soir prend une heure.

Dans ce cas, une application de gestion de stock rend le temps qu'elle demande à installer. Mais tous les logiciels ne conviennent pas pour gérer le stock d'une petite boutique de Lomé, Cotonou ou Abidjan. Avant de choisir, vérifiez donc qu'il :

   Ce qu'un logiciel doit savoir faire en Afrique de l'Ouest

• fonctionne sans connexion et se synchronise quand le réseau revient, parce que les coupures ne préviennent pas ;
• tourne sur un téléphone Android et pas seulement sur un ordinateur ;
• affiche les prix en FCFA et accepte le Mobile Money comme mode de règlement ;
• envoie des alertes de stock quand un produit passe sous son seuil ;
• gère plusieurs magasins et les transferts entre eux ;
• donne un accès par vendeur, pour savoir qui a vendu quoi ;
• est accompagné d'un support local, dans votre langue et à vos horaires.

C'est exactement pour cette réalité que Fiavia a été conçu pour les PME Africains. Son module de gestion de stock et commercial met le stock à jour à chaque vente, fonctionne hors connexion avec synchronisation automatique, envoie les alertes de seuil, accepte le Mobile Money et permet de suivre plusieurs boutiques depuis un seul téléphone, avec un compte par vendeur. Vous démarrez avec votre fiche produit, celle de l'étape 1, ou en important votre fichier Excel ; de plus, l'installation, la formation et le support sont inclus. Découvrir le module Stock & Commercial 

Gérer le stock d'une petite boutique : la routine à tenir

Bien gérer le stock d'une petite boutique ne demande pas plus de temps que le laisser filer. Cela demande en revanche une routine, et c'est cette routine, plus que n'importe quel outil, qui protège votre bénéfice. L'outil, lui, la rend dix fois plus rapide.