Devis et facture : les 4 documents d'une vente
Devis et facture ne disent pas la même chose, et ni le reçu ni le bon de livraison ne les remplacent. 4 documents, 4 moments — les confondre fait perdre des clients professionnels.
« Vous pouvez me faire une facture ? » Derrière cette demande banale se cache souvent un malentendu : le client veut un devis, ou un reçu, et repartira mécontent si on lui donne autre chose. Or, entre devis et facture, la confusion est la plus fréquente — et la plus coûteuse, parce que les deux n'engagent pas du tout la même chose.
Le devis : une proposition, pas une vente
Il annonce un prix avant que la vente n'ait lieu. Ainsi, il n'engage à rien tant qu'il n'est pas accepté, mais il engage sur le prix pendant sa durée de validité — d'où l'importance d'y écrire cette durée.
La facture : la vente, avec ses conséquences
Elle constate une vente faite. Là est toute la différence entre devis et facture : l'un propose, l'autre constate. C'est donc le document que le client professionnel exige pour sa propre comptabilité, et celui que l'administration attend. Par conséquent, une facture incomplète est refusée par le comptable du client, qui revient vous la faire refaire.
- Vos coordonnées complètes et votre identifiant fiscal
- Celles du client, s'il est professionnel
- Un numéro unique et continu — c'est-à-dire sans trou dans la série
- La date, le détail des lignes, les quantités et les prix unitaires
- Enfin, le total, et la TVA si vous y êtes assujetti
Le reçu : la preuve du paiement
Il ne dit pas ce qui a été vendu, mais qu'une somme a été reçue. C'est donc le document du paiement partiel, de l'acompte, du règlement d'une ancienne dette. Autrement dit, il complète la facture ; il ne la remplace jamais.
Le bon de livraison : la preuve de la remise
Signé par celui qui reçoit, il prouve que la marchandise est arrivée. Ainsi, sur une vente livrée, il évite la discussion la plus pénible qui soit : « je n'ai jamais reçu les deux derniers cartons ».
Devis et facture : le récapitulatif des 4 documents
| Document | Émis quand | Prouve quoi |
|---|---|---|
| Devis | Avant la vente | Le prix proposé |
| Bon de livraison | À la remise | La marchandise reçue |
| Facture | À la vente | La créance et son détail |
| Reçu | Au paiement | La somme encaissée |
| Avoir | Au retour | L'annulation partielle ou totale |
L'avoir : ce que devis et facture ne couvrent pas
Quand un client rend un article, beaucoup se contentent de rembourser et de déchirer la facture. Or c'est précisément ce qu'il ne faut pas faire : la facture est déjà entrée dans une série numérotée, et la détruire crée le trou évoqué plus haut. L'avoir existe pour cela — il annule tout ou partie d'une facture sans toucher à l'original, et laisse une trace vérifiable des deux côtés.
Conserver, et pendant combien de temps
Un document qui n'est pas retrouvé n'a jamais existé. Par conséquent, classez par mois et par type, dans un ordre que quelqu'un d'autre que vous pourrait suivre. Le référentiel comptable applicable dans la zone est celui du SYSCOHADA, publié par l'OHADA ; les durées de conservation, elles, relèvent de votre administration fiscale nationale.
Une facture émise n'est pas pour autant une facture payée : la suite se joue dans le suivi des ventes à crédit. Et pour que le montant porté sur cette facture ait un sens, encore faut-il connaître son plancher — c'est l'objet du calcul du prix de vente.
Cet article décrit des usages commerciaux courants, et non un avis juridique. En effet, les obligations exactes dépendent de votre régime fiscal et de votre pays : votre centre des impôts ou votre comptable reste donc la source qui fait foi.