Mobile Money : rapprocher sa caisse en 10 minutes

Le Mobile Money a réglé un problème — encaisser sans monnaie — et en a créé un autre : la vente et l'argent n'arrivent plus au même endroit. Ainsi, la vente est dans le cahier, l'argent dans un téléphone, et parfois dans quatre téléphones différents.

Pourquoi le Mobile Money fait dérailler la caisse

Quatre opérateurs, c'est quatre historiques séparés, quatre formats de message, et quatre moments où l'argent arrive. Par exemple, un paiement Wave crédité à 18 h pour une vente de 14 h ne se retrouve pas si personne ne l'a noté au moment de la vente.

Le client paie, le message arrive — mais parfois avec du retard

Le vendeur encaisse, sans toujours noter par quel canal

De plus, les frais de retrait sont prélevés plus tard, sur un autre solde

Enfin, un remboursement passe dans l'autre sens, et se perd

À noter — L'erreur la plus fréquente

Noter le montant de la vente sans noter le canal. En fin de journée, on a un total juste et on ne peut le rapprocher d'aucun historique.

Le geste qui change tout : noter le canal

Une colonne de plus dans le cahier — ou un bouton de plus dans l'outil de caisse. Espèces, Flooz, T-Money, Wave, Orange Money : rien d'autre. Ce seul ajout rend le rapprochement possible ; sans lui, au contraire, il ne l'est pas.

Par ailleurs, résistez à la tentation d'ajouter une sixième colonne « autre ». En effet, tout ce qui tombe dans « autre » sera introuvable au moment du rapprochement, et cette colonne finit toujours par grossir. Mieux vaut cinq canaux nommés et une consigne claire : si le paiement n'entre dans aucun, on demande au responsable avant d'encaisser.

Le rapprochement du soir, en 10 minutes

D'abord, le total des ventes de la journée, tous canaux confondus

Ensuite, les espèces comptées dans le tiroir, moins le fond de caisse

Puis le solde de chaque compte Mobile Money, relevé au même moment

On additionne, et on compare au total des ventes

Enfin, l'écart, s'il existe, se cherche pendant qu'on s'en souvient encore

Astuce — Le même moment, tous les jours

Relever les soldes à heure fixe évite de compter une transaction du lendemain matin dans la journée de la veille. La régularité vaut mieux que la précision.

Les frais, qu'il faut cesser d'oublier

Les frais de retrait ne sont pas une perte de caisse : ce sont des charges. Or les confondre fait croire à un écart tous les jours, et on finit par ne plus chercher les vrais. Par conséquent, un poste de dépense distinct suffit à les sortir du calcul.

Ce qu'on relève | Où ça va
Encaissement client | Vente
Frais de retrait | Charge, pas écart de caisse
Transfert vers la banque | Mouvement interne, pas une sortie
Remboursement client | Avoir, avec sa référence

Mobile Money : un compte boutique, un compte maison

C'est la règle la plus simple et la plus souvent négligée. Puisque le même numéro sert à payer le grossiste et à envoyer de l'argent à la famille, l'historique devient illisible en trois semaines. Un second compte, dédié au commerce, ne coûte rien à ouvrir et rend chaque relevé exploitable. Notez au passage que la monnaie électronique est encadrée dans l'UEMOA par la BCEAO, dont le site publie la réglementation en vigueur.

Enfin, méfiez-vous des paiements reçus sur le téléphone personnel d'un vendeur, même de bonne foi. Non pas par suspicion, mais parce que cet argent n'apparaît nulle part tant qu'il n'a pas été transféré, et qu'un oubli de bonne foi ressemble exactement à un détournement. La consigne doit donc être écrite, et la même pour tout le monde.

Un mois de ce régime, et l'écart quotidien passe de « quelques milliers de francs, on ne sait pas » à zéro — ou à une ligne qu'on sait expliquer.

La mécanique complète du comptage — fond de caisse, heure fixe, cahier des écarts — est détaillée dans tenir sa caisse. Et si une part de vos encaissements sert en réalité à solder d'anciennes dettes, le suivi décrit dans vente à crédit évite de les compter deux fois.