Tenir sa caisse : le rapprochement en 10 minutes

Tenir sa caisse, c'est d'abord une affaire de délai. En effet, un écart de 2 000 F découvert le soir même s'explique presque toujours : une erreur de rendu de monnaie, un achat de sachets payé dans le tiroir, une vente notée deux fois. Le même écart découvert un mois plus tard, en revanche, ne s'explique jamais — et il ne sera pas le seul.

Tenir sa caisse commence par fixer le fond de caisse

Le fond de caisse est la monnaie qui reste dans le tiroir en permanence pour rendre l'appoint. Or tant qu'il varie, aucun comptage n'est possible : on ne sait pas ce qu'on devrait trouver.

D'abord, choisissez un montant rond, adapté à vos ventes — 10 000 F par exemple

Ensuite, composez-le en petites coupures et en pièces

Ne le touchez jamais pour autre chose que rendre la monnaie

Enfin, reconstituez-le chaque matin, avant l'ouverture

À noter — Le piège du fond de caisse variable

Prendre 5 000 F dans le tiroir pour acheter du carburant, en pensant les remettre plus tard, est la première cause d'écart inexplicable. Une sortie de caisse est une dépense : elle se note.

Le comptage du soir

Dix minutes, tous les jours, à la fermeture. Surtout pas le lendemain matin : car la mémoire de la journée est précisément ce qui permet d'expliquer un écart.

Étape | Ce qu'on fait
1 | Compter tout le tiroir, pièces comprises
2 | Retirer le fond de caisse
3 | Ajouter les soldes Mobile Money relevés à la même heure
4 | Comparer au total des ventes de la journée
5 | Noter l'écart et sa cause, même si elle est « inconnue »

La cinquième étape est celle qu'on saute, et c'est pourtant la seule qui produise quelque chose. Notez donc « inconnue » quand vous ne savez pas : cette mention a de la valeur, puisqu'elle distingue un écart cherché d'un écart ignoré.

Ce que l'écart raconte au bout d'un mois

Un écart isolé ne dit rien. En revanche, trente écarts notés dessinent un motif : toujours en fin de semaine, toujours sur le poste d'un vendeur, toujours les jours d'affluence. Ainsi, le motif désigne la cause bien mieux que le montant. Rappelons au passage que ce relevé quotidien n'est pas une habitude de bonne gestion : le journal de caisse est un livre comptable à part entière dans le référentiel de l'OHADA.

Un écart qu'on note est une information. Un écart qu'on efface est une perte.

Astuce — La règle des trois pour mille

Un écart quotidien inférieur à 0,3 % du chiffre d'affaires du jour est un bruit de fond normal sur une caisse en espèces. Au-delà, il y a une cause, et elle se cherche.

Tenir sa caisse suppose de la séparer du portefeuille

C'est la règle que tout le monde connaît et que presque personne ne tient. Pourtant, un commerce dont la caisse finance les dépenses de la maison ne peut pas savoir s'il gagne de l'argent. Concrètement, versez-vous un montant fixe, à date fixe, comme un salaire : d'abord parce que c'est la seule façon de mesurer le résultat, ensuite parce qu'un prélèvement irrégulier finit toujours par dépasser ce que l'activité peut supporter.

À deux vendeurs, tenir sa caisse change de règle

Dès qu'une deuxième personne encaisse, l'écart cesse d'être attribuable. Par conséquent, soit chacun tient sa propre caisse et la compte à la fin de son service, soit une seule personne est responsable du tiroir sur toute la journée. Toute autre organisation revient à constater des écarts sans jamais pouvoir les expliquer, ce qui installe la suspicion à la place de la mesure.

Quand le cahier ne suffit plus

Tant qu'on encaisse en espèces seulement, un cahier tient très bien. En revanche, avec quatre canaux Mobile Money, deux vendeurs et des ventes à crédit, le rapprochement manuel prend une heure au lieu de dix minutes — et on cesse donc de le faire. C'est précisément le moment où l'outil devient rentable, pas avant.

Les deux difficultés qui font déraper un comptage sont traitées à part : les canaux électroniques dans encaisser en Mobile Money sans perdre le fil, et la marchandise elle-même dans l'inventaire tournant.