Devis et facture : les 4 documents d'une vente

« Vous pouvez me faire une facture ? » Derrière cette demande banale se cache souvent un malentendu : le client veut un devis, ou un reçu, et repartira mécontent si on lui donne autre chose. Or, entre devis et facture, la confusion est la plus fréquente — et la plus coûteuse, parce que les deux n'engagent pas du tout la même chose.

Le devis : une proposition, pas une vente

Il annonce un prix avant que la vente n'ait lieu. Ainsi, il n'engage à rien tant qu'il n'est pas accepté, mais il engage sur le prix pendant sa durée de validité — d'où l'importance d'y écrire cette durée.

Information — Ce qu'un devis doit toujours porter

Une date, une durée de validité, le détail des lignes, et la mention que les prix peuvent évoluer au-delà. Sans durée, le client peut l'accepter six mois plus tard, au prix d'alors.

La facture : la vente, avec ses conséquences

Elle constate une vente faite. Là est toute la différence entre devis et facture : l'un propose, l'autre constate. C'est donc le document que le client professionnel exige pour sa propre comptabilité, et celui que l'administration attend. Par conséquent, une facture incomplète est refusée par le comptable du client, qui revient vous la faire refaire.

Vos coordonnées complètes et votre identifiant fiscal

Celles du client, s'il est professionnel

Un numéro unique et continu — c'est-à-dire sans trou dans la série

La date, le détail des lignes, les quantités et les prix unitaires

Enfin, le total, et la TVA si vous y êtes assujetti

À noter — La numérotation continue

Une série de factures avec des trous attire l'attention lors d'un contrôle. Un logiciel qui numérote seul évite la question ; un carnet où l'on arrache une page la pose.

Le reçu : la preuve du paiement

Il ne dit pas ce qui a été vendu, mais qu'une somme a été reçue. C'est donc le document du paiement partiel, de l'acompte, du règlement d'une ancienne dette. Autrement dit, il complète la facture ; il ne la remplace jamais.

Le bon de livraison : la preuve de la remise

Signé par celui qui reçoit, il prouve que la marchandise est arrivée. Ainsi, sur une vente livrée, il évite la discussion la plus pénible qui soit : « je n'ai jamais reçu les deux derniers cartons ».

Devis et facture : le récapitulatif des 4 documents

Document | Émis quand | Prouve quoi
Devis | Avant la vente | Le prix proposé
Bon de livraison | À la remise | La marchandise reçue
Facture | À la vente | La créance et son détail
Reçu | Au paiement | La somme encaissée
Avoir | Au retour | L'annulation partielle ou totale

Astuce — Le cas qui revient le plus souvent

Vente livrée et payée en deux fois : bon de livraison à la remise, facture le même jour, puis un reçu à chaque versement. Trois documents, trois moments — et aucune discussion possible ensuite.

L'avoir : ce que devis et facture ne couvrent pas

Quand un client rend un article, beaucoup se contentent de rembourser et de déchirer la facture. Or c'est précisément ce qu'il ne faut pas faire : la facture est déjà entrée dans une série numérotée, et la détruire crée le trou évoqué plus haut. L'avoir existe pour cela — il annule tout ou partie d'une facture sans toucher à l'original, et laisse une trace vérifiable des deux côtés.

Conserver, et pendant combien de temps

Un document qui n'est pas retrouvé n'a jamais existé. Par conséquent, classez par mois et par type, dans un ordre que quelqu'un d'autre que vous pourrait suivre. Le référentiel comptable applicable dans la zone est celui du SYSCOHADA, publié par l'OHADA ; les durées de conservation, elles, relèvent de votre administration fiscale nationale.

Une facture émise n'est pas pour autant une facture payée : la suite se joue dans le suivi des ventes à crédit. Et pour que le montant porté sur cette facture ait un sens, encore faut-il connaître son plancher — c'est l'objet du calcul du prix de vente.

Cet article décrit des usages commerciaux courants, et non un avis juridique. En effet, les obligations exactes dépendent de votre régime fiscal et de votre pays : votre centre des impôts ou votre comptable reste donc la source qui fait foi.