Inventaire tournant : compter son stock sans fermer

Chaque décembre, la même scène : la boutique ferme deux jours, toute la famille compte, et le 3 janvier le chiffre ne correspond déjà plus. En effet, l'inventaire annuel coûte cher — deux jours de chiffre d'affaires perdus — pour un résultat qui périme en une semaine. L'inventaire tournant règle les deux problèmes à la fois : on ne ferme plus, et le chiffre reste vivant.

Pourquoi l'inventaire annuel ne sert presque à rien

Un inventaire ne vaut que par ce qu'on en fait. Or compter une fois par an révèle un écart global, sans dire ni quand il s'est creusé, ni sur quoi. Concrètement, un manque de 180 000 F sur l'ensemble du magasin ne se corrige pas : on ne sait pas si c'est du vol, de la casse, une erreur de saisie ou une livraison jamais reçue.

À noter — Le vrai coût de l'inventaire annuel

Deux jours de fermeture, c'est deux jours de ventes perdues — et des clients qui ont trouvé ailleurs entre-temps.

L'inventaire tournant : une famille par semaine

L'inventaire tournant renverse la logique : au lieu de tout compter une fois, on compte un peu, tout le temps. Ainsi, chaque semaine, une famille de produits. En trois mois, tout le magasin est passé — puis on recommence.

Lundi matin, avant l'ouverture : une famille, pas plus

On compte ce qui est là, physiquement, d'abord sans regarder le théorique

Ensuite seulement, on compare au stock attendu

On corrige, et surtout on note la cause de l'écart

C'est la dernière ligne qui fait toute la différence. En effet, un écart sans cause notée est un chiffre ; un écart avec sa cause est une information sur laquelle on agit.

Les 4 causes d'écart, et ce qu'elles disent

Cause | Ce que ça révèle | Ce qu'on fait
Casse non déclarée | Manipulation ou stockage à revoir | Un cahier de casse, même sommaire
Erreur de saisie | Formation du vendeur | Revoir la procédure d'encaissement
Livraison incomplète | Contrôle à la réception absent | Compter devant le livreur, toujours
Vol | Agencement ou surveillance | Déplacer les produits à forte valeur

Ces quatre causes ne se corrigent pas de la même façon, et c'est précisément pour cela qu'il faut les distinguer. Par exemple, renforcer la surveillance alors que le problème vient d'une réception mal contrôlée revient à traiter un symptôme qui n'existe pas. À l'inverse, une seule famille qui présente le même écart chaque trimestre désigne son responsable sans qu'on ait besoin d'accuser personne.

Astuce — Commencez par ce qui compte

Les produits à forte valeur ou à rotation rapide d'abord. Une famille qui représente 2 % du chiffre d'affaires peut attendre le trimestre suivant.

Combien de temps prend un inventaire tournant

Vingt à trente minutes par semaine pour une famille de cinquante références. Sur un an, un inventaire tournant représente donc environ vingt heures — contre seize heures d'inventaire annuel, plus deux jours de fermeture. Le coût est comparable ; en revanche, ce qui change, c'est qu'on sait en continu où on en est.

On ne gère que ce que l'on mesure. Et on ne mesure bien que ce qu'on mesure souvent.

Adage de gestion

Ce que la méthode ne règle pas

Soyons honnêtes : un inventaire tournant ne remplace pas un comptage complet le jour où l'on cède le fonds, où l'on change d'associé, ou où l'assurance demande un état daté. Dans ces trois cas, il faut tout compter, en une fois, et faire signer le résultat. Notez par ailleurs que le référentiel comptable de la zone, le SYSCOHADA publié par l'OHADA, prévoit un inventaire physique au moins une fois par exercice : l'inventaire tournant organise l'année, il ne dispense pas de cette échéance. Pour autant, ces occasions restent rares.

Il ne règle pas non plus le sur-stock. Compter juste ne dit pas qu'on a acheté trop : un carton dormant depuis huit mois sera compté correctement chaque trimestre sans que personne ne s'alarme. Par conséquent, ajoutez une colonne « dernière vente » à votre relevé. Toute référence sans mouvement depuis 90 jours mérite une décision — solder, retourner, ou cesser d'en commander.

Par où commencer demain matin

Listez vos familles de produits — dix à quinze suffisent

Classez-les par valeur de stock, la plus forte d'abord

Bloquez trente minutes le même jour chaque semaine

Tenez un cahier des écarts, avec leur cause

Enfin, au bout de trois mois, relisez le cahier : les causes se répètent

Cette dernière relecture est le vrai bénéfice. En effet, les écarts isolés ne disent rien ; en revanche, leur répétition désigne exactement le point à corriger.

Une fois les écarts maîtrisés, la casse cesse d'être une fatalité et devient un chiffre — celui qu'il faut justement intégrer à son calcul de prix de vente. Et puisqu'un stock juste ne sert à rien si la caisse ne l'est pas, le pendant de cet article est le rapprochement quotidien de caisse.